Mobox項目文檔管理系統已經成功部署了大型國企及汽車整機廠、叉車廠，是這些企業研發項目成功的重要技術保障。

項目文檔概述

項目文檔管理在項目開發中不是很受重視，當發現其重要性時，往往為時已晚。項目問題產生后無據可查，因此項目可能變得混亂。文檔管理對于一個項目的順利進行有著至關重要的作用，其關鍵性不容忽視。

項目文檔涉及內容

1）項目文檔包括文件、檔案和資料。

2）文件是在項目中形成、接受和保存的所有記錄的信息。

3）檔案是在項目中形成的有保存價值的歷史記錄。

4）資料是在項目中通過各種途徑獲得的、對項目工作有參考價值的信息材料。

具體項目文檔類型可能有：項目計劃文檔；需求文檔；項目執行計劃文檔；項目變更控制文檔；項目溝通文檔；項目質量管理文檔；項目風險管理文檔等。

項目文檔管理是項目成功的重要而基礎的一環

存在于項目的整個生命周期之中。如果一個項目缺乏文檔管理，那么它也就不是一個規范、標準的項目。文檔管理在項目開發中占有十分重要的地位和相當大的工作量，高質量、高效率的收集、歸納、分享、管理和保護項目文檔，對于提高項目管理水平和項目質量有極其重要的意義。選擇一款優秀的項目文檔管理系統是一個非常不錯的選擇。Mobox 項目文檔管理軟件

針對項目文檔管理的特殊功能描述

方法1）可以設置項目文檔管理系統的項目來源于Gungho項目系統（就是Gungho里面的項目文件自動歸檔到Mobox），2個系統數據打通設置參考：

Gungho項目文檔自動歸檔到Mobox文檔系統

方法2）對Mobox項目文檔管理中心進行操作

1、用項目模板對應生成項目文檔結構目錄
項目名稱XX

1?????? 項目階段1

?????????????????? 1_1? 關鍵任務1

?????????????????? 1_2? 關鍵任務2

???????? 2?????? 項目階段2

?????????????????? 2_1? 關鍵任務3

…

因為，我們的項目實施的計劃結構是大多是相似的，可以實現給不同的項目做相關的結構模板。

Mobox系統可以導入模板，從而自動生成項目結構

1、? 可以通過Excel建立項目模板

 

2、? 導入模板生成項目文檔結構樹

 

3、項目文檔階段/任務，提交文檔完成度設置
項目在實施的時候，各個階段或任務其對要求上交的文檔是有要求的。這個判斷可以有管理員來分析確定。當某一個階段的文件已經提交完整，我們可以對這個文件夾設置一個“已完成”的狀態標識，并對文件夾顏色進行區分，這樣其他人員能一目了然的知道目前項目文檔歸檔的狀態

可以設置項目文件夾的狀態

 

4、實用的文檔分級分權管理
由于一個項目中，同一項工作有可能需要不同任務組的多個人員同時協作完成，因此權限設置必須類型廣、組合多，針對特殊情況具有特殊的方法來應對。應當注意，權限管理是為了讓項目人員在許可的權限下，更加可靠、準確的使用文檔，絕不應該增加更多復雜不便的管理操作。

1）可見

可見：被設置的“目錄”是可以在該員工系統中顯示出來

2）展開

展開：當前“目錄”員工看到后，可以展開，看到目錄內的文件及目錄

3）? 瀏覽

可以對文件進行瀏覽查看，但不能下載

4）上傳

有上傳權限：員工可以向當前“目錄”上傳文件

5）下載

有下載權限：員工可以下載當前“目錄”中已經上傳的文件

6）編輯

有編輯權限：可以在當前目錄刪除或覆蓋，自己上傳過的文件

沒有編輯權限：已經上傳的文件自己不能覆蓋或者刪除

項目文檔管理總結：

提高項目文檔管理水平，使其更加規范、更加便捷，才能令項目管理工作更加順利的進行，最終使項目達到更好的成果，目前Mobox項目文檔管理系統5用戶免費，可以加 吳工（微信：13805711962）聯系獲取